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No trabajes solo: ¡aprende a delegar en seis pasos!

¿Sientes que estás trabajando más de lo que puedes? ¿No hay un solo día que salgas de la oficina mientras todavía hay sol? ¿Te estás demorado el doble en tareas que antes hacías rápido? Quizás es hora de darte cuenta de que no puedes hacer todo tú solo, porque terminarás haciéndote daño a ti mismo y a tu negocio. Está claro lo que tienes que hacer: compartir responsabilidades con alguien más.

Delegar implica que no tengas control de todo, que confíes en otros para manejar los asuntos importantes de tu empresa y que te relajes. Todo esto funciona mucho mejor cuando lo entiendes como una oportunidad de crecimiento para tu equipo y de optimización de tu tiempo, y no como una manera de deshacerte de un trabajo.

Sigue estos seis simples pasos y verás cómo empiezas a notar una mejoría en tu trabajo y en el de tu equipo, cosas que redundarán en beneficios para tu empresa:

Toma la decisión

Para delegar, especialmente si nunca lo has hecho, tienes que entrar en la mentalidad correcta. Esto implica entender y aceptar que, aunque parezca más sencillo encargarte tú solo de un proyecto, esto terminará exprimiendo tus fuerzas y privando a tu equipo de oportunidades de crecimiento.

Piensa a largo plazo: delegar requiere de tiempo y preparación, pero incluso si en el presente tienes que bajar el ritmo para aprender a delegar y decidirte a pasarle trabajo a alguien más, esto te hará ahorrar más tiempo en el futuro.

Elige qué tareas delegar

Ya estás decidido y ansioso por descargarte un poco de trabajo, pero no sabes por dónde empezar ni cuál proyecto podría manejar otra persona y cuál deberías hacer tú mismo.

Una buena manera de resolver el dilema es hacer un registro diario de trabajo. Rastrea qué tareas toman más tiempo, con qué te estás demorando más de lo que esperabas, qué día de la semana tienes más ocupado; esclarecer todo esto puede darte una buena guía.

También puedes tener en cuenta esas tareas que siempre evitas hacer porque no te gustan: seguro encontrarás que hay cosas que otras personas pueden hacer mejor que tú y, además, lo disfrutan. Recuerda: está bien delegar labores rápidas y fáciles, pero es mucho más eficiente hacerlo con trabajos grandes para que veas diferencias a largo plazo.

Las personas trabajarán mejor si les entregas verdaderas responsabilidades, y esto implica darles poder para tomar decisiones, libertad para resolver problemas a su manera y crédito por los resultados. Dales, además, flexibilidad para cumplir con el trabajo a su manera y la oportunidad de proponer nuevas maneras de hacerlo.

Escoge a quién le vas a delegar

La meta es que la nueva persona que se encargue de una tarea tenga éxito y por eso, antes de elegirla, asegúrate de que el trabajo que estás encomendando sea acorde a sus destrezas. No le encargues a alguien una tarea solamente porque tiene tiempo libre o nadie más quiere hacerlo. De esta manera generarás más confianza para futuras delegaciones.

Una buena idea es delegar más trabajo a los empleados junior. Así, tu equipo se cualificará más rápido y los gerentes tendrán tiempo para enfocarse en tareas más estratégicas o demandantes.

Aclara todo desde el principio

Hazles saber a los demás lo que consideras un buen trabajo. Aclara, preferiblemente por escrito, qué es lo que necesitas que se haga y cuáles son tus expectativas: esto ayudará a que el trabajo delegado se haga con más eficiencia y ahorrarás tiempo en futuras explicaciones.

Pero para que los demás sepan qué quieres que hagan, primero debes saberlo tú. Para eso, decide si quieres que la persona encargada:

  • Haga exactamente algo
  • Investigue opciones y te las cuente
  • Investigue y te recomiende algo
  • Investigue y tome acciones, manteniéndote informado
  • Tome acciones sin consultarte

Antes de ‘soltar’ el proyecto, asegúrate de que tus empleados tengan el contexto suficiente para hacerlo bien: dales la información, los referentes y los contactos necesarios para garantizar un buen comienzo.

Haz explícita tu confianza

Reconocer la contribución y, si es el caso, agradecer a la persona que toma la tarea o el proyecto puede ser una excelente manera de darle confianza y hacer que gane respeto en el equipo con su nuevo rol.

Otra manera de afianzar la seguridad de esa persona es devolviéndole las preguntas: no resuelvas todas las dudas que tiene, porque podrías caer en el error de volver a hacer todo tú mismo. En vez de eso, deja que ellos resuelvan los problemas: aprenderán y crecerán más rápidamente y se sentirán más seguros para tomar decisiones.

Evalúa

Mantenerte al tanto de cómo va el nuevo trabajo puede exponer problemas (por ejemplo, que terminar la tarea esté tomando más tiempo que antes) o revelar oportunidades escondidas (como que el nuevo encargado haya descubierto una mejor forma de resolver un problema que pueda replicarse en otros casos).

Habla con tus empleados y pregúntales sobre los proyectos que les delegaste. De esta forma, aprenderás cómo hacerlo mejor en próximas ocasiones.

Información recopilada de artículos de OnDeck y Dropbox Business Blog

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