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Cómo despedir bien a un empleado

Cuando tomamos la decisión de ser empresarios, sin lugar a dudas, entramos a un mundo lleno de retos, dificultades y satisfacciones que son difíciles de predecir. En el empresarismo, como en la vida, se puede decir que “nadie experimenta por cabeza ajena”. Cada empresario, más allá de las enseñanzas de los demás, debe recorrer un camino propio y aprender de sus errores y aciertos y convertirlos en elementos de valor para su empresa.

Una de las situaciones más difíciles a la hora de dirigir una empresa, es despedir empleados. Allí entran en juego diferentes circunstancias que pueden afectar a los implicados en aspectos tanto legales como emocionales. Para entender este tema conversamos con la abogada de Suma Legal Clara Correa, quien nos dio luces frente a lo que debemos entender para que este proceso se lleve a cabo de la manera adecuada y sin mayores consecuencias.

Lo que debemos tener claro

Es mejor prevenir y asesorarse a tiempo, que tener que apagar un incendio que podría costarle carísimo a la empresa. En estos temas cualquier descuido puede significar muchos millones de pesos de pérdida e incluso la quiebra de la empresa. Según Clara Correa lo mejor que un empresario puede hacer es asesorarse por expertos a tiempo para así evitar entrar en procesos judiciales, investigaciones, testificaciones ante el Ministerio del Trabajo, investigaciones administrativas y otros, que podrían significar consecuencias graves para las compañías.

Estos problemas son muy comunes en las pymes, pues es muy normal que los empresarios estén concentrados en temas comerciales y administrativos y dejen de lado otros tan importantes como el recurso humano de sus empresas, que es el más importante pues sin este no existirían.

Pasos para despedir a un empleado 

1. Lo primero que se debe hacer es determinar si el despido es con justa causa o sin justa causa.

Con justa causa

Si el despido que se va a realizar es con justa causa lo primero que debe hacer el empleador es crear un proceso disciplinar. Para esto las empresas deberían tener con anterioridad un reglamento interno de trabajo y, a su vez, consagrar todo el procedimiento disciplinario que exige la sentencia C593 del 2014 de la Corte Constitucional, el cual se refiere a las reglas del debido proceso. Este, básicamente, consiste en escuchar al trabajador en sus descargos, tener testigos y en esa conversación establecer la responsabilidad del trabajador en el cometimiento de la falta. Una vez realizado el proceso si el empleador determina que hay una justa causa tiene que redactar una carta de despido motivado (diciendo los motivos por los cuales se le está despidiendo sin indemnización, si esa carta no explica los motivos no tiene validez para efectos de no pagar la indemnización).

Hay que tener cuidado, pues la terminación del contrato y el proceso disciplinario se deben ejecutar en el tiempo en el que ocurrió la falta, no se puede aludir algo que, por ejemplo, sucedió seis meses antes. Inmediatamente el empleado comete la falta, se debe activar el proceso disciplinario, ya que la ley exige un principio de inmediatez para que no queden dudas de que el empleado será despedido por la falta que acaba de cometer. En ese caso, de despido con justa causa, se le entrega al empleado la liquidación, pero no se le indemniza. 

Sin justa causa

Si el despido se da porque el empresario no necesita a su empleado o por cualquier razón, al empleado se le debe indemnizar, entonces se le hace una carta de terminación de contrato sin justa causa y se le indemniza. También aparece la opción de hablar con el trabajador y acabar el contrato por mutuo acuerdo. Si se llega a ese mutuo acuerdo, se firma el paz y salvo entre las partes y queda claro que el trabajador no fue despedido sino se acordó la terminación del contrato. En este caso el empleado acordaría  recibir la indemnización a modo de bonificación. Esto es muy común, porque hay trabajadores o empleadores que no quieren que el trabajador quede con una carta de despido, sino con un mutuo acuerdo.

2. Desde que se realiza el contrato de trabajo deben quedar claras las reglas del juego. Entonces si hay algo que el empleado no debe hacer e incurre en ese hecho, se realiza un proceso disciplinario para determinar que hay una justa causa y se da por terminado el contrato por haber incurrido en esta justa causa. No se pueden aducir para terminación de contrato obligaciones que no estaban pactadas desde el principio. Incluso, el mismo código sustantivo de trabajo, de manera genérica, ya trae unas justas causas de terminación del contrato como, por ejemplo, llegar tarde, llegar en estado de embriaguez, tener malos tratos con los compañeros de trabajo, etc. de las que se puede valer el empleador.

3.Después de que se termina un contrato, sea con o sin justa causa, el empleador debe reconocerle  y pagarle al trabajador la liquidación final de prestaciones sociales. ¿Qué incluye esa liquidación final? Los pagos que tenga pendientes de primas de servicio, de cesantías, de intereses a las cesantías. También debe pagarle, en caso de que aún le deba, vacaciones en dinero para así terminar de cerrar los registros laborales del trabajador. Aquí es importante, romper el mito, de que a un empleado que es despedido con justa causa no se le debe pagar la liquidación. Sin importar la razón del despedido, todos los empleados deben ser liquidados.

Además, hay que dejar claro que todos estos derechos deben pagarse inmediatamente se finaliza el contrato, ya que la idea de que el empleador posee un tiempo para pagar las prestaciones es un mito.

4.Actualmente no existe lo que antes conocíamos como “preaviso”, ahora tanto el empleador como el empleado pueden dar por finalizado su trabajo en cualquier momento. Normalmente se intenta que el trabajador en el momento de irse tenga tiempo para entregar el puesto, pero es más un acuerdo entre las partes que algo obligatorio. El trabajador puede decir “renuncio y me voy”. En ese caso también se le debe pagar toda su liquidación final. La indemnización se da solo si es el empleador es el que termina el contrato de trabajo sin justa causa. 

5.El empleador debe entregarle al empleado despedido una orden para realizarse un examen médico de egreso. Este es un tema que las empresas no cumplen, pero es demasiado importante porque hace parte del programa de seguridad y trabajo que las empresas deben tener y donde están contemplados los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso. Este examen se realiza para ver si la persona durante el tiempo que estuvo al servicio de este empleador adquirió enfermedades de origen profesional o relacionadas con su trabajo. Este tema se puede encontrar en las resoluciones 2346 de 2007 y 1918 del 2009 del  Ministerio de Salud. 

6. Es una obligación entregarle al trabajador una certificación de los aportes a seguridad social de los últimos tres meses.

7. Anteriormente el empleador debía entregarle al empleado una certificación laboral  en la que se especificaba el tipo de servicio prestado, el salario devengado y el tiempo laborado. Con la expedición del decreto 2852 del 2013, que es el decreto relacionado con el mecanismo de protección al cesante, al trabajador se le tiene que especificar en la carta el motivo de terminación del contrato.

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