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Qué es la “reunionitis” y por qué debes evitarla

Las reuniones ocupan un 15% del tiempo de las empresas del mundo y es muy común encontrarnos con compañías que se reúnen y se reúnen sin necesidad. Si este es el caso de tu empresa, es importante que ponga “manos a la obra” y empieces a combatir la “reunionitis”.

Cuenta la historia que Winston Churchill, primer ministro británico en dos ocasiones y premio Nobel de Literatura, permanecía de pie en todas las reuniones de trabajo a las que asistía, aludiendo a que todo lo que tuviera una solución podría resolverse en 20 minutos de conversación y lo que no, ya era una causa perdida.

Tal vez, suene un poco exagerada la historia, pero Churchill en ese momento se estaba anticipando a uno de los grandes problemas de la vida productiva contemporánea: la “reunionitis”, que básicamente se refiere a la manía de los empresarios de reunir a sus equipos de trabajo sin que sea realmente necesario e interrumpiendo, de paso, procesos de trabajo y por ende la productividad de los empleados.

Frente a este problema son varios los teóricos y estudiosos que han planteado sus soluciones, dividiéndose incluso, en escuelas que apoyan o no las reuniones. The New York Times publicó hace algún tiempo un artículo titulado “No más reuniones, por favor” donde se explica claramente las difentes posturas frente al tema, que a veces puede ser controversial.

Por un lado el inversionista y experto en el tema Paul Graham plantea que hay dos tipos de perfiles en las empresas: “los encargados” y “los que resuelven”. Los primeros son quienes asumen un papel mucho más cambiante dentro de las empresas y deben estar preparados para modificar sus agendas y para ser interrumpidos en sus tareas cotidianas. En cambio “los que resuelven”, precisamente, como su definición lo explica, deben contar con el tiempo suficiente para poder crear y ejecutar sus labores sin ninguna interrupción.

En el otro lado aparece Brian Robertson, conocido por ser el creador del método de gestión conocido como Holocracia, que se basa en reuniones dinámicas y explosivas que llevan a la creación de ideas originales. Según esta forma de trabajo las empresas deben entenderse como organismos en constante evolución, donde las opiniones de los empleados y líderes de las compañías pueden ser importantes. La Holocracia, de alguna manera es la operación clásica, donde hay una reunión semanal o mensual en la que se presentan los avances en el trabajo y se deja claro el día a día de la empresa.

Ambos métodos tienen sus modelos de reuniones ideales. Graham, propone encuentros en los que no haya más de cinco personas, pues así la participación será común. También hace énfasis en que entre los participantes haya un ambiente de camaradería y, si es posible, el espacio sea tranquilo, por ejemplo, una reunión en medio de un almuerzo. Robertson, por su lado, sueña con reuniones en las que unos empleados empoderados y con capacidad crítica sean capaces de aportar y ayudar a la evolución de la empresa a través de la creación de ideas únicas para solucionar problemas.

A pesar de las diferencias, ambas partes coinciden en la tranquilidad y la felicidad que puede generar a alguien con trabajo, encontrarse de frente con un día en el que no tendrá que verse con nadie y podrá trabajar sin interrupciones y a su ritmo. De ahí la necesidad de tratar de realizar reuniones organizadas y efectivas donde se aproveche el tiempo en su totalidad. Aquí, algunos consejos que podrían servirte:

  • Querer hacer reuniones es normal, pues implica compartir con los compañeros y establecer diálogos que, a priori, pueden ser útiles para la empresa, sin embargo, si no hay un problema o una situación a solucionar realmente no debes reunir a tu equipo porque lo único que vas a hacer es perder tiempo.
  • En cualquier empresa hay temas prioritarios, determínalos y empieza por estos y luego puedes seguir en orden de trascendencia.
  • Haga uso de sus habilidades creativas. Casi siempre, en el imaginario, las reuniones aparecen como espacios aburridos en los que el invitado más importante es el sueño. Puedes utilizar herramientas digitales, proyectar videos, poner música, acompañar la reunión de café y buena iluminación para que el encuentro sea agradable y las ideas se transmitan de la manera adecuada.
  • Es vital planear las reuniones y ser organizado con el tiempo. Hay encuestas que indican que las empresas del mundo pierden un 15% de su tiempo de trabajo en reuniones. Trate de definir con antelación una agenda, cuáles son los temas a resolver y cuánto tiempo van a tener para cada uno. Para esto es importante tener un reloj visible, que indique cómo están y si la reunión se está realizando de la manera adecuada.
  • Las reuniones deben servir para proyectar y evaluar indicadores y roles. Revisa en equipo si las metas que se plantearon en las reuniones anteriores fueron cumplidas o no.
  • Es importante que aproveche las herramientas con las que contamos en la actualidad. Google Drive puede ser útil para que nadie pierda el hilo de la reunión y todos tengan la información a la mano. Además, esto le permitirá a su equipo ir dejando un registro de ideas en el momento y las conclusiones del encuentro no quedarán en el aire.
  • Por último es vital que las reuniones sean alegres y haya un ambiente dinámico, de creación y proactividad, no debes dejar que tus empleados o compañeros se aburran en las reuniones y empiecen a decir que la empresa padece esa enfermedad llamada “reunionitis”  

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