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El teletrabajo, una opción real para las pymes

Cuando alguien en Colombia piensa en un trabajador, inmediatamente se le viene a la cabeza la imagen de alguien que sale de su casa muy temprano en la mañana, se pasa el día en la oficina y regresa nuevamente a su hogar cuando la tarde está cayendo, después de una larga jornada laboral. Ese es uno de los imaginarios que llevamos con nosotros, sobre todo en departamentos como el de Antioquia, donde el trabajo tiene connotaciones culturales arraigadas y se instala como uno de los valores supremos.

Pero el mundo avanza rápidamente y por eso día a día nos encontramos con imágenes que cambian nuestros imaginarios. Ahora, en nuestro país es común encontrarnos con familiares y amigos que trabajan desde sus casas, desde la comodidad de un café o sencillamente cambian su lugar de trabajo cada tanto contemplando otras opciones como, por ejemplo, los espacios de coworking. En la actualidad se ha quebrado ese paradigma que nos indica que el mejor trabajador es el que pasa mayor tiempo sentado en su puesto de trabajo y se ha empezado a ver desde una perspectiva global que lo importante es realizar un muy buen trabajo, independientemente del lugar desde donde se realice.

Juan Esteban Rincón fundó en el año 2016 la compañía Like U, dedicada a temas de servicio al cliente y adoptó como filosofía laboral la economía colaborativa que se basa en usar el conocimiento y las tecnologías para que las personas creen conexiones entre ellas y puedan generar ideas de valor y, por supuesto, dinero. Like U, por su parte, tiene como objetivo prestar un servicio al cliente muy diferente al que se ha hecho tradicionalmente y por eso los empleados son los encargados de tomar la decisión de cuánto tiempo trabajar: 4, 5 o 6 horas diarias, esto dependiendo del perfil profesional y la disponibilidad.

Bajo este modelo, Like U generó más de 800 empleos y recogió las solicitudes de más de 15.000 personas que querían hacer parte de la empresa. Según Rincón, esa cantidad de solicitudes se debe a la forma como la empresa entiende el teletrabajo: “El teletrabajo cuando se hace bien permite generar co-creación, conocimiento colectivo y obviamente trae todos los beneficios que normalmente trae para los empleados el teletrabajo”.

La empresa, además, nació en el año 2016, en el que el teletrabajo tuvo una especie de “boom mediático” en Colombia, debido a que en los primeros meses el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MINTIC) firmó, junto a reconocidas compañías de los sectores público y privado, el Pacto por el Teletrabajo que en la página del proyecto se explica como una:

“Alianza público – privada, que permite generar un marco de cooperación para impulsar el teletrabajo en Colombia, como instrumento para incrementar la productividad en las organizaciones, generar una movilidad sostenible, fomentar la innovación organizacional, mejorar la calidad de vida de los trabajadores y promover el uso efectivo de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el sector productivo”

Rincón, por su parte, opina que “En Colombia venimos avanzando mucho, hace no más un año que estábamos en 27 mil y ahora estamos en más de 90 mil personas teletrabajando, pero aún así, a pesar de estos números, casi triples, estamos a años luz de países como Argentina que tienen una población, en número, muy cercana a la de nosotros, pero poseen dos millones de teletrabajadores. Nosotros no alcanzamos a tener ni el 1% de los habitantes teletrabajando, por lo que estamos muy lejos de ser un país teletrabajador”.

Además, Juan Esteban señala que hay que mirar detenidamente cuál es el verdadero impacto del Pacto por el Teletrabajo, pues en muchas ocasiones esta clase de proyectos se quedan meramente en lo mediático y no van más allá. Like U, por ejemplo, no hace parte del pacto porque quiere tener el 100% de su personal teletrabajando, mientras que este promueve que el 5% de los empleados migre hacia estas nuevas posibilidades de entender el trabajo.

Romper el paradigma

Sobre estas dos formas de entender el tema, se debe decir que son intenciones que ayudan a promover la idea de que un trabajador puede cumplir con sus labores desde cualquier parte y sobre todo ayudan a romper paradigmas y a normalizar la noción de alguien trabajando desde su casa. Sobre este punto, Paola Hincapié, directora de contenidos de Agencia El Grifo y experta en temas de marketing digital, opina que “el tema del espacio se convierte en algo muy relativo y nos empezamos a fijar más en ‘qué es lo que realmente es capaz de hacer cada trabajador’ más allá de estar en el lugar”.

Hincapié también hace énfasis en el tema educativo: “Creo que el teletrabajo tiene mucho que ver con la parte generacional. Hay una generación y un tipo de líder que tiene que mirar cómo están sus trabajadores, cómo operan y el teletrabajo desfigura esa idea proteccionista de estar regulando cosas, de ser insistente en ver si el trabajador está trabajando las horas que se le están pagando. Ahora realmente se paga por talento y por los resultados en determinados procesos y eso no significa que uno deba estar en ese tema meticuloso del tiempo minuto a minuto y hora a hora”.

Según ella estamos en un momento en el que el tema estrella es la Modernidad Líquida de la que habló el sociólogo, filósofo y ensayista polaco Zygmunt Bauman. Él, básicamente nos aclaró que: “La mayor preocupación de nuestra vida social e individual es cómo prevenir que las cosas se queden fijas” y esto precisamente se aplica al trabajo. Los seres humanos de hoy no quieren permanecer estáticos en un solo espacio o lugar, sino que luchan por ir más allá, cambiar los esquemas, viajar, moverse, desempeñar distintas actividades, etc. Y el teletrabajo, en cierto sentido, lo permite.

Para aclarar exactamente qué es, la Ley del Teletrabajo (Artículo 2, Ley 1221 de 2008) definió esta modalidad laboral como: “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.
Por otro lado, Paola Hincapié se aventura a afirmar que en los próximos años el teletrabajo va a ser lo más normal de las dinámicas laborales por tres razones:

  1. Temas económicos: porque es más económico tener a los trabajadores en sus casas, que tenerlos en un espacio físico pagado por mí como empresario.
  2. Temas ecológicos: sin lugar a dudas por temas como transporte y sostenibilidad el teletrabajo es la mejor opción.
  3. Se ha convertido en una solución familiar, sobre todo, para las mamás y para las personas que realizan varias actividades.

Sobre esto mismo, el Pacto por el Teletrabajo nos señala en su página web algunas de las cifras más relevantes que puede estudiar un empresario que decide dirigir su empresa hacia esta modalidad laboral.

Ahora, si leyendo todo esto quieres implementar el teletrabajo, Juan Esteban Rincón nos cuenta cuáles son los pasos y detalles a tener en cuenta a la hora de implementar el sistema.

¿Cuáles son las condiciones que se tienen que dar para teletrabajar?

 

Entender bien el tipo de personas con las que estás trabajando

Lo primero que tiene que pasar en la organización es que se deben homogenizar las herramientas: que todos se comuniquen por la misma parte, que todos produzcan por los mismos canales. Esto hace que se trabaje sobre la misma base y se pueda empezar a migrar a un tema más colaborativo. Es empezar a usar esas herramientas y poder decir es decir: “si vamos a trabajar con Drive, vamos a trabajar todos con Drive”, y así empiezan a tener el tema más claro.

Montar los indicadores de gestión

Independientemente de si es un trabajo operativo o gerencial, si tú tienes los indicadores y objetivos y sabes con claridad cuáles son los trabajos que se van a entregar en la semana, el teletrabajo te funciona a la maravilla porque te permite ver día a día las pequeñas historias, hacer revisión con tu equipo y de paso saber en qué ha faltado, a qué se comprometió ayer, por qué no lo cumplió, cómo ayudarle para que cumpla. Esto te permite que todos los días en una reunión de 15 minutos estés enterado de toda tu área, de toda tu empresa y que cada semana te estés fijando en qué quieres cumplir.

Generar cultura organizacional

Uno de los desafíos más difíciles que tiene el teletrabajo es generar cultura, ¿Yo dónde celebro los cumpleaños? ¿Yo dónde felicito a las personas? ¿Dónde hay unos reconocimientos para las personas porque están haciendo las cosas bien? ¿Dónde puedo generar procesos de capacitación? ¿Dónde hacer muchas cosas que necesito para crear una cultura organizacional? Mientras no se tenga acceso a unas herramientas que te den la posibilidad de hacer esto, entonces debes empezar a hacer cosas simples como, por ejemplo, reunirte una vez al mes con todo tu equipo a tomarse un café y celebrar los cumpleaños. Es importante darle posibilidades a los empleados.

Hoy, por ejemplo, en Medellín hay muchos espacios de cowork, entonces es bueno que tus empleados tengan la posibilidad decir: “estoy muy aburrido de teletrabajar en la casa, pero tengo otra opción”, porque teletrabajar puede llegar a ser ‘mamón’ si es tu única actividad. Hay que entender que los seres humanos trabajamos por dos cosas: por el salario y por las relaciones que podemos crear cuando trabajamos (salario emocional).

Además, herramientas como Facebook nos han hecho sentir que pertenecemos a algo sin siquiera estar en el lugar. Aun así, la empresa debería proporcionar espacios de cowork para que los trabajadores se encuentren y ayudar a que el teletrabajo sea más exitoso.

Lo mismo pasa cuando el teletrabajo no es la única actividad, sino que se conjuga con otras, como estudiar, cuidar a los hijos, tener una empresa, ser deportista de alto rendimiento… cuando tienes eso otro, teletrabajar puede ser la mejor opción. En cambio, si eres hijo único, estás solo en tu casa, teletrabajas ocho horas al día y no vas a cafés o a espacios de cowork, se vuelve un tema complicado.

¿Cómo empezar a teletrabajar?

  1. Lo ideal es que se homogenicen las herramientas
  2. Que todos trabajen en el mismo espacio físico y empezar a migrar al teletrabajo poco a poco: primero dos o tres días por semana y luego se va subiendo la intensidad. Es importante el tema de adaptarse a la herramienta, porque uno no puede pasar de la noche a la mañana a decir: “ya soy teletrabajador”.
  3. Crear y entender objetivos e indicadores de gestión.
  4. Por último, se pueden enviar los trabajadores para la casa, pero no sin tener un plan de choque para la cultura organizacional, por ejemplo, que todos los últimos de jueves de cada mes nos vamos a ir a tomar cervecita y vamos a celebrar los cumpleaños de los empleados.

Si eres teletrabajador…

Si todavía tienes algunas dudas y quieres ver el asunto desde la perspectiva del trabajador (porque es lo que te interesa) Paola Hincapié hace estas cuatro recomendaciones:

  1. Lo más importante es mirar qué tan conveniente es para tu empresa y para ti: evalúa los hábitos de trabajo de tu equipo, el tipo de actividades que realizan y qué tan abiertos están al tema. Entre menos listos estén, más lenta debería ser la transición. Ten en cuenta que teletrabajar no es para todo el mundo y por eso últimamente se ha asociado el estrés laboral al teletrabajo.
  2. Ser ordenado: ponerse horarios fijos, usar herramientas como listas de tareas y calendario. Teletrabajar realmente es para personas que sepan organizar sus tiempos de trabajo para que la libertad de trabajar en cualquier lugar no se les vaya a convertir en un caos.
  3. Tener un espacio adecuado, confortable, en el que no haya distracciones y te sientas cómodo para trabajar.
  4. Tener claras las tareas a cumplir: si no sabes con seguridad lo que tienes que hacer, seguramente vas a perder muchísimo tiempo tratando de saberlo.